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总第156期2008年8月1日

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浅谈企业行政管理工作

    我做的虽是行政管理工作，但我认为踏踏实实做好本职，为全体员工服务好，减少他们的后顾之忧，就是对他们的最大支持，也就是对公司的最大忠诚。我相信公司所有行政工作同事也有同感，所以，我也为是一名行政管理工作者而感到自豪。现就企业行政管理工作谈一下自己浅显的认识：
    一、企业行政管理工作包含的内容：
    企业行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理等。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、工商事宜管理、资产管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理、车辆管理、安全卫生管理等等。
    1、明确岗位职责。日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结等方面的管理工作；工商事宜管理包括公司注册、年检、注销等；资产管理包括资产的采购、发放、使用、保管等；文书资料管理包括印刷管理、印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后清理等；其他行政事务视具体情况而定。作为行政部门就要按岗位职责明确分工，保证每项工作有人抓，这就需要每个行政人员有很强的责任心。
    2、加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。与上级沟通主要是充分领悟上级领导的意图，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有很强的观察分析能力和表达能力。与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这需要有较强的应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关部门和外界媒体政府机关等等。与外界沟通需要有较强的适应能力和自我控制能力。
    3、注重信息的收集和整理，并及时提供给管理者。信息包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包括：国家相关政策法律法规；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息等。内部信息具体包括财务状况；产销状况；设备的使用和管理；突发事件等。作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律法规的变化。
    4、踏踏实实地去执行。完善成熟的制度有了，即定目标有了，关键就是要把事情做好。要做好执行需要注意：（1）什么事情该做，该怎么做。（2）如何更好更快完成该做的事情。（3）清除所有障碍。（4）形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。
     二、企业行政管理工作的功能
    专门的行政管理部门（通常称为办公室、总经理办公室、行政人事部之类）担负着企业行政管理的组织实施、具体操作。行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作，把领导和其它部门员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，可以集中精力、轻装上阵，研究国内外市场形势，考虑公司的发展战略，探讨公司的组织架构，任用公司的各级管理人员，实施公司的经营方针，解决公司所面临的重大问题，以及专心做好每一笔重要业务等等。为了做好纷繁复杂的行政工作，行政部门的管理者不能东一榔头西一棒子，茫无头绪地整天瞎忙；或是被领导一会儿支到东，一会儿支到西；结果村村起火，处处冒烟，吃力不讨好，不知道自己整天都忙了些什么。行政部门的管理者应该有自己的主见，能够根据事情的轻重缓急，做好安排，指挥若定。为了能达到这种境界，必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而建立起行政部门的“法治”秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍；同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。一旦行政系统的一系列硬件(如办公设施、生活设施)、软件(如规章制度、工作程序)、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，整个行政管理体系在很大程度上就会象一部自动机器一样运转，只在较少的场合才需要部门管理者和上级领导辅以“人治”。
　　行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质就是服务。
　　从“管理”方面来说，行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手”，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀”。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。很显然，也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一个档次。
　　从“协调”方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。
　　从“服务”上说，行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色，毕竟是服务于企业为最终目的的。行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的“中心”。不但不可能，而且不应该。因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明一点，即行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，以致于引起大家的关注。行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。行政部门最忌讳处处显示自己的存在，与其它部门抢镜头，争荣誉。行政部门应该象一部自动化程度很高的机器，这头原料(任务)进去，那头成品(结果)出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬。要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为，特别要反对把行政部门变成“门难进，脸难看，事难办”的官府衙门。管理是要执行制度的；但执行制度也是一门艺术，并不一定要搞得剑拔弩张，刀光剑影。行政工作要做得有人情味。          　
综合以上两点，在企业管理中，行政综合管理工作作为企业管理的中心工作环节，越来越突显出它在公司内部不容忽视、不可替代的职能与作用。它运作的好坏将直接关系到整个公司管理的科学化和规范化进程。总而言之，企业行政综合管理是企业至关重要的管理工作，企业通过它对行政事务性信息进行有效的管理，从而保证公司其他职能部门的有效运转。因此说，做好企业的行政综合管理工作是企业有效运转的重要前提，也是企业经营者提高企业管理水平的主要切入点。它工作的最终目标就是要保证公司内部管理体系的完整和平稳运行及生产经营活动的正常运作，确保公司的后勤支持，为公司的高层管理决策提供全方位的综合服务，最终实现公司经济效益的最大化。由于企业行政综合管理工作包罗万象，区区几个方面的概述是无法表达完全的，所以，我们只有在今后的实际工作中进一步去领会和应用，不断地开拓创新、追求卓越，才能使行政综合管理工作在企业管理中真正发挥其应有的作用。

加入时间：2008/8/26 9:40:00

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